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项目管理在项目周期当中的重要性

2020-05-16

PM:“这个需求必须做,怎么实现我不管,明天上线”

开发GG:“你项目管理都没做好,怎么上线?”

上述对话虽然是个段子,但也体现了项目管理在项目周期当中的重要性。

众所周知,产品经理跟项目经理的岗位职责是有区别的,但在部分公司,产品经理在进行规划产品的同时,偶尔也要担负部分项目经理的工作,阿境结合市面上项目管理的流程及自己所处公司的情况,讲讲产品经理如何进行项目管理。

下面阿境将从2W1H的方式来进行介绍项目管理,what、why、how。即项目管理是什么?为什么要做项目管理?怎么做项目管理?

另:附上本文导图框架,节约时间。若您感兴趣,可继续深入阅读;若不感兴趣,感谢光临。(文末有阿境给朋友们准备的知识地图,有兴趣可以看看)

一、什么是项目管理?


了解项目管理之前,我们得先明白,每个PM天天挂口头上的“项目”到底是什么?

项目是为了创造独特的产品,服务,成果而进行的临时性工作。

那么,项目管理是什么?

百度百科的解释是:

项目管理是运用管理的知识、工具和技术于项目活动上,来达成解决项目的问题或达成项目的需求。

所谓管理包含领导(leading)、组织(organizing)、用人(staffing)、计划(planning)、控制(controlling)等五项主要工作。

项目管理的影响因素很多,阿境总结归纳为六要素:质量、进度、成本、范围、组织和客户满意度。

简单的说,项目管理即一个标准化的流程,使得项目能够按照预定的时间、计划(包括质量、成本等)顺利地开展。

项目管理的流程大致可以拆分为几个步骤:项目启动→项目计划→项目执行→项目监控→项目收尾。在下文会做详细解答。

二、为什么要进行项目管理?


首先我们明确一个范围,本篇文章中提到的“项目”指的是互联网产品项目;另外,对于专业的项目经理来说,产品经理在项目管理层面更注重的是服务于需求,包括需求的传递、评审、落地,同时,追求更高效的跨部门沟通,协作。

2.1 整合资源,集成协同并进

一个项目是多个部门甚至是多个组织/公司进行合作开发,即集成协同并进。拿开发软件来说,涉及产品、设计、前端开发、后端开发、测试、运营等多个角色,进行项目管理能够有效的将多方面的资源融合,更有效地利用起来;

2.2 减少不确定因素,保证进度可控

项目在进行的过程中会出现各种不确定因素(错误、延期、改版等),项目管理能够更好的将不确定的因素尽量保证可控

2.3 工作内容文档化,使得项目清晰化、逻辑化、一致化

项目管理的核心是将工作内容文档化。人的记性是有限的,在项目过程中涉及的方案,人员安排,项目变动等信息量都是巨大的,且经常会出现多个项目并行开发的情况,这个时候项目文档的作用更加凸显。

能够使得项目人员的思路清晰化、逻辑化、一致化,同时在项目结束之后,相关项目文档能够作为复盘项目的有效依据。

总的来说,项目管理就是为了满足项目管理人员对于项目的需求和预期,在质量、范围、进度、成本上进行项目的整体把控

三、怎样进行项目管理?

项目管理涉及的范围较广,归纳起来可总结为项目管理的道、法、术,即方法及工具。

上文提到项目管理的流程(该流程也是PMP中涉及到的完整流程):项目启动→项目计划→项目执行→项目监控→项目收尾。

在这部分阿境就将这几个流程一一拆解开进行描述,以便于大家能够更加清晰地理解项目管理的概念及流程。

3.1 第一阶段:项目启动阶段


不论是什么项目,成功与否,之所以能被启动,有它背后的原因:市场推动、资本推动、领导主观、多次调研后决定……等等,本篇文章主要重点在于项目管理,这边就不过多地做项目诞生原因分析。

那么,在项目启动阶段,我们该如何做呢?

利用3W1H的分析思想去思考:

  1. 为什么项目要启动(立项)——why
  2. 项目目标是什么——what
  3. 项目参与人员——who
  4. 项目怎么启动——how

3.1.1 项目为什么要启动?

项目启动的标志为项目立项,所以该问题可以转化为:项目为什么要立项。

该处分为大项目和小需求,大项目主要指的是从0到1的项目完整开发,例如某电商系统APP,或者是某产品中的大型功能,例如淘宝中的会员系统等。小需求指的是系统中的部分版本迭代。

项目立项是为了能够更加明确项目的目的及来龙去脉

3.1.2 项目目标是什么?

项目的种类跟需求不同,造成了项目目标的差异。有的项目是为了应对上级需求(质量不要求高),有的项目是为了探求市场(质量中等,开发时间短),有的是完善产品各项体验,有的是针对产品的促活、拉新,有的是公司的战略部署等等;

只有明确了项目目标,才能够合理的安排项目及资源分配。

3.1.3 项目的参与人员?

可以从两个方面来进行思考:哪些人跟项目有直接关系?哪些人跟项目项目有间接关系。

针对于互联网项目,项目的提出方一般是领导/老板/产品/客户,项目的执行者为开发团队:产品、设计、测试、开发、运营等都跟项目息息相关。

通常在项目启动之后,阿境会将项目的参与人员(包含需求提出方跟开发团队)拉一个群,这样一来,将项目大概进行介绍,如此一来,项目的参与人员能够清楚自己是该项目的参与者,也能有个提前准备的时间。

3.1.4 项目如何立项?

在项目启动阶段,针对于线上,则是进行拉个小群,在线下,通常有个“项目立项会”,跟项目参与人员阐述项目的来源(为什么做),谁来做(参与该项目的人员)、怎么做(采用什么框架、何种设计规范等)、项目目标(快准狠等)、项目的大概起止时间等。

主要是跟团队的负责人员进行灌输项目启动的概念。

3.2 第二阶段:项目计划阶段

在进行项目启动之后,并不是立即的进行投入开发,产品同学更多的是先将项目理清需求,进行需求文档的制作,接着进行开发资源的排期安排等,也就是项目计划阶段。


3.2.1 工作任务分解

工作任务分解就是将任务不断地进行去分解到不可细分为止,然后根据任务来估算工期及成本,同时责任到人,每个人在固定的节点给到固定的文档及完成自身相应的工作任务。

通常我们也称之为WBS(Work Breakdown Structure),工作分解结构。当任务不断细分,则整个项目的抗风险能力也越强。

对于工作任务,可以分为两个类型的项目来看:

  • 一个是大项目(从0到1/从1到100)
  • 一个是小需求(产品迭代)

不论是项目的体型大或者小,都是由数量不等的需求组成的,也就是我们说的需求池。定好项目目标及功能之后,需求池也基本有了大概的框架。

我们要做的,就是将需求池里面的需求,筛选一部分需求放到项目的1.0开发计划中,接着将这些按照既定的顺序进行排列(不可能一次性完成所有需求)。

(1)分解方式

工作分解的方式有:按照产品的功能模块分解、按照产品的平台类型分解、按照实施过程来分解,将多种分解方式结合等方法。

举个例子,产品需求是做一个商城,那么可以分为APP端、小程序端、网页端(如果需要做这么多平台的话),这是按照产品的平台类型来分;

每个端的负责人员又各有异同,APP端分为Android开发,IOS开发,后端开发;小程序端分为前端开发跟后端开发;网页端也分为前端开发跟后端开发。

接着,针对于某个平台,按照功能细化开,可以分为会员模块,积分模块,订单模块,商品模块等等,每个模块又可细分为更细的功能,例如会员模块又分为会员权益,会员信息等。

(2)工具

工作任务分解的话,可借助excel、Xmind等工具进行梳理分解,因个人喜好来选择合适的即可。工作任务分解是比较重要的一步,只有分解清楚,后面的优先级安排及任务计划排期才能做的准确。

3.2.2 任务优先级安排

在前面的工作任务分解完成之后,接着就是将这些杂乱的进行优先级安排。先开发哪个功能,再开发哪个功能。

划分优先级的方式也有多种:按产品功能划分,按紧急程度划分等。

(1)按照产品功能划分

按照产品功能划分的前提,一般是在项目时间充裕的前提下,按照功能的优先级进行排序。

不好理解?来,阿境举个例子,开发一个小程序商城,有商品模块,订单模块,分销模块,退货退款模块等。那么顺序应是将前期的基础商品模块、订单模块先建立起来,再来做分销模块跟退货退款模块。

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